Introducción a los grupos de matrícula


Los grupos de matrícula se utiliza para facilitar la inscripción, seguimiento y gestión de participantes o estudiantes de un curso virtual o ruta. 


Un grupo de matrícula se puede crear a partir de equipos de trabajo, atributos o asignando a los estudiantes de forma individual. También se puede hacer matrícula masiva de toda la organización con un solo clic. 


Los grupos de matrícula pueden o no tener fecha de apertura y cierre de cursos.


Con los grupos de matrícula, cuando un estudiante pertenece a la organización, equipo de trabajo o está asociado a un atributo organizacional queda automáticamente matriculado al curso o ruta.


A través de los grupos de matrícula también se pueden, sugerir cursos o rutas de aprendizaje para que los usuarios interesados se matriculen a los cursos de su interés. 


IMPORTANTE: Debes pedirle a los usuarios que actualicen las aplicaciones en IOS o Android. Si la aplicaciones no están actualizados el grupo de matrícula no se mostrará.   


Cuando usar grupos de matrícula


Se recomienda usar grupos de matrícula para los siguientes caso:


1. Para cursos o rutas para toda la organización. En este caso una persona que ingrese a la organización quedaría automáticamente matriculada.

2. Para cursos o rutas para una población asociada a equipos de trabajo o a atributos organizacionales. Por ejemplo, fuerza de ventas o cargos administrativos. 

3. Para cursos o rutas con poblaciones segmentadas en donde se quiera facilitar la gestión y seguimiento por grupos o cohortes. Por ejemplo, para diferentes regiones.


Los grupos de matrícula permiten la edición de fechas de apertura y cierre, administrar cupos e incluir nuevos usuarios sin que esto afecte el avance o tenga un impacto sobre los usuarios matriculado. 


Crear un grupo de matricula


Para crear un grupo de matrícula, se debe ingresar a la sección de Gestión de contenidos, y luego a Administrar, rutas, cursos y módulos.




En la pestaña de cursos o rutas de aprendizaje se debe buscar el curso o ruta al cual se le quiere crear el grupo de matrícula, y después se selecciona el ícono de personas.



Se abrirá una ventana emergente en la que también podrás editar los grupos de matrícula. Debes seleccionar Crear grupo de matrícula:




Se abrirá un wizard con un formulario para completar la siguiente información:


1. Nombre del grupo: identifica el grupo de matrícula, para después obtener informes. Por ejemplo: Calidad – Regional 1 – Mayo


Descripción: puedes incluir detalles del grupo de matrícula, por ejemplo áreas que lo conforman, cargos, cohorte, etc.


Fecha de inicio: define cuándo se abrirá el curso.


Fecha de cierre: define cuándo se cerrará el curso.


Importante: Una vez se haya cerrado el curso, el usuario podrá ver tres estados: Aprobado, No aprobado y Vencido. 



Presiona Siguiente.

2. En la segunda pantalla aparecen las opciones para hacer la matrícula al curso virtual o ruta de aprendizaje. El curso puede ser obligatorio o por invitación (el invitado debe matricularse).


Tipo de matrícula: un grupo de matrícula se puede crear a partir de equipos, atributos o de manera individual.


Equipos de trabajo: selecciona un equipo de trabajo creado en la plataforma.


Atributos: filtra por los atributos definidos por la organización.


Importante: si seleccionas un atributo o equipo de trabajo, no podrás filtrar por los usuarios individuales dentro del atributo o grupo de matrícula.


Individual: selección de los usuarios de forma individual.


Para cargar usuarios para hacer matrícula individual tienes múltiples opciones.


1. Buscar por nombre, apellido, identificación ingresando las primeras letras.

2. Filtrando por rol, atributo o equipo de trabajo.

3. En la opción correo electrónico puede pegar los direcciones de correo de los usuarios a matricular.


Ten en cuenta: si pegas una dirección de correo mal escrito o donde el usuario no esté creado, el usuario no quedará cargado en la tabla de usuarios a matricular. 



Si la matrícula es por invitación, debes tener en cuenta los siguientes parámetros:


Cantidad máxima de integrantes o asistentes al curso: define el número de cupos de acuerdo a limitaciones logísticas o de recurso.


Ten en cuenta: una vez completados los cupos, los asistentes pueden inscribirse en una lista de espera, una vez se libere un cupo se enviará un correo electrónico a quienes estén inscritos en la lista. 


3. En el tercer paso, y si has optado por una matrícula por equipo de trabajo o atributo, podrías incluir usuarios adicionales que no estén en esos parámetros. 


Ten en cuenta: Si la matrícula de hizo individual la opción de usuarios adicionales no estará disponible. 




4. Una vez que hayas finalizado el proceso de matrícula, presiona Siguiente, revisa la información y oprime la opción Crear grupo de matrícula.


En este paso podemos definir si se envía una notificación sobre la matrícula del curso. Las notificaciones automáticas deben estar habilitadas en la opción de gestión de notificaciones automáticas.



 


Importante: siempre se puede editar o desactivar un curso de matrícula sin que se pierda en avance de los estudiantes.