La creación de un grupo de matrícula se lleva a cabo para asignar participantes o estudiantes a un curso presencial y a sus sesiones.


Un grupo de matrícula se puede crear a partir de equipos, atributos o asignando los estudiantes de forma individual, inclusive se puede invitar a toda la organización.


Para crear un grupo de matrícula, se debe ingresar a la sección de Gestión de contenidos, y luego a Administrar, rutas, cursos y módulos.




En la pestaña de Cursos presenciales se debe buscar el curso al cual se le quiere crear el grupo de matrícula, y después se selecciona el ícono de personas.



Se abrirá una ventana emergente en la que también podrás editar los grupos de matrícula. Debes seleccionar Crear grupo de matrícula:




Se abrirá un wizard con un formulario para completar la siguiente información:


1. Nombre del grupo: identifica el grupo de matrícula, para después obtener informes. Por ejemplo: Calidad – Regional 1 – Mayo


Descripción: puedes incluir detalles del grupo de matrícula, por ejemplo áreas que lo conforman, cargos, cohorte, etc.


Fecha de inicio: Define cuando va iniciar el curso, es decir cuando el usuario va a tener acceso a los contenidos y sesiones.


Fechas de cierre: Define cuando se va a cerrar el curso, es hasta cuando el usuario va a tener acceso a los contenidos, sesiones y evaluación.


Importante: la fecha de cierre no necesariamente debe coincidir con la última sesión, recuerda darle un tiempo prudente a la validación de asistencia y a aplicar la evaluación al participante.



Presiona Siguiente.

2. En la segunda pantalla aparecen las opciones para hacer la matrícula al curso presencial. El curso puede ser obligatorio o por invitación (el invitado debe matricularse).


Tipo de matrícula: un grupo de matrícula se puede crear a partir de equipos, atributos o de manera individual.


Equipos de trabajo: selecciona un equipo de trabajo creado en la plataforma.


Atributos: filtra por los atributos definidos por la organización.


Individual: selección de los usuarios de forma individual.


Ten en cuenta las restricciones logísticas (cupos, transportes, etc.), para definir el número máximo de asistentes.


Importante: si seleccionas un atributo o equipo de trabajo, no podrás filtrar por los usuarios individuales dentro del atributo o grupo de matrícula.



Si la matrícula es por invitación, debes tener en cuenta los siguientes parámetros:


Cantidad mínima para dar inicio al curso: campo informativo o de control para el administrador. 

Cantidad máxima de integrantes o asistentes al curso: define el número de cupos de acuerdo a limitaciones logísticas o de recurso.

Fecha máxima de inscripción: define hasta cuando los usuarios pueden matricularse

La fecha de maxima de inscripcion ni puede ser igual o mayor a la fecha de inicio del curso.


Ten en cuenta: una vez completados los cupos, los asistentes pueden inscribirse en una lista de espera, una vez se libere un cupo se enviará un correo electrónico a quienes estén inscritos en la lista. 


3. En el tercer paso debes ingresar a cada una de las sesiones de curso y complementar la información necesaria para estas:



Instructor: selecciona al instructor de la sesión. Este debe estar creado como usuario en la plataforma y tener rol de instructor. Será responsable del registro de asistencia.


Fecha: corresponde a la fecha cuando se lleva a cabo la sesión.


Hora: es la hora de inicio de la sesión presencial. Ten en cuenta que no es necesario poner la hora de finalización de la sesión, ya que se calcula automáticamente dependiendo de la duración de la sesión.
Importante: las horas de las sesiones no se pueden traslapar. Si se traslapan, la aplicación mostrará un mensaje de error.


Curso por webinar o aula virtual: si la sesión es virtual o remota, debe seleccionar o chequear esta opción.


Usar aula virtual CLAP del instructor: si se va a usar el aula virtual de seleccione esta opción. La información sobre el aula virtual y el código asociada al instructor serán asociados automáticamente a la sesión.


Si va a usar una herramienta externa como ZOOM, Google Meet o Teams debe pegar el link y en la sección de recomendaciones, ingresar las instrucciones de acceso como son el código y clave suministrado por el proveedor.


Ubicación: ingresa la dirección donde se efectuará la sesión.


Edificio: anota el edificio, piso y sala donde se realizará la sesión.


Recomendaciones o instrucciones adicionales: registra cualquier información adicional que consideres pertinente para los estudiantes. Por ejemplo cómo necesitan prepararse, qué hay que leer o llevar, etc. No se le olvide si es una sesión virtual con una herramienta tipo ZOOM, Temas o Google Meet incluir las instrucciones para conexion, por eje plo el codigo del aula y clave. 



Una vez que hayas completado el formulario, selecciona Guardar cambios y repite el ejercicio con el resto de las sesiones.
Cuando finalices, presiona Siguiente, revisa la información y oprime la opción Crear grupo de matrícula.


Importante: Existen notificaciones automáticas que se envían a los usuarios matriculados del curso con las fechas de sesiones o invitación a matricularse en caso de ser un curso por invitación. 


Las notificaciones automáticas deben estar habilitadas en la opción de gestión de notificaciones automáticas.


Al editar un grupo de matrícula el administrador puede definir si envía la actualización al usuario final. 




Ten en cuenta que las sesiones del grupo de matrícula pueden ser editadas en cualquier momento; inclusive, el administrador puede incluir asistentes que no estaban registrados antes de la matrícula.


El grupo de matrícula también se puede desactivar en caso de que se deba cancelar.